Những lưu ý khi quyết toán thuế TNCN

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Quản lý thuế, Người nộp thuế thuộc diện phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Căn cứ quy định tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013; Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính; Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014; Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014; Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn, để đảm bảo kịp thời hướng dẫn cho các tổ chức, cá nhân thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật thuế TNCN, ngày 02/03/2016, Tổng cục Thuế ban hành công văn số 801/TCT-TNCN đề nghị các Cục Thuế các tỉnh, thành phố tuyên truyền, phổ biến cho người nộp thuế lưu ý một số nội dung về quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2015 và cấp mã số thuế (MST) cho người phụ thuộc (NPT). Nội dung cụ thể:

PHẦN I. ĐỐI TƯỢNG PHẢI QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN

1.   Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công  

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ các trường hợp sau:

• Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ sau.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ  03 tháng trở lên tại một đơn vị mà có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế tại nguồn theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
• Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

2.   Tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

• Tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thuế thay cho cá nhân có uỷ quyền. Trường hợp tổ chức không phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm 2015 thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.
• Tổ chức trả thu nhập chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì phải quyết toán thuế đối với số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ chậm nhất là ngày thứ 45 (bốn mươi lăm) kể từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động để làm cơ sở cho người lao động thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi (như chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ Công ty trách nhiệm hữu hạn sang Công ty cổ phần hoặc ngược lại; chuyển đổi Doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thành Công ty cổ phần và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật) thì doanh nghiệp trước chuyển đổi không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp và không cấp chứng từ khấu trừ thuế đối với người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới, bên tiếp nhận thực hiện khai quyết toán thuế năm theo quy định.

Trường hợp sau khi tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi), người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (tổ chức được hình thành sau khi tổ chức lại doanh nghiệp), cuối năm người lao động có ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động để làm căn cứ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyết toán thuế thay cho người lao động.

Riêng tổ chức trả thu nhập giải thể, chấm dứt hoạt động có phát sinh trả thu nhập nhưng không phát sinh khấu trừ thuếTNCN thì tổ chức trả thu nhập không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, chỉ cung cấp cho cơ quan thuế danh sách cá nhân đã chi trả thu nhập trong năm (nếu có) theo Mẫu số 05/DS-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể, chấm dứt hoạt động.

PHẦN II. HÌNH THỨC QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN

1.   Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức trả thu nhập

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế trong các trường hợp sau:
  • Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm uỷ quyền quyết toán thuế (bao gồm cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm) thì được ủy quyền quyết toán thuế tại tổ chức trả thu nhập đó đối với phần thu nhập do tổ chức đó chi trả, kể cả trường hợp cá nhân đồng thời có thu nhập từ bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà đã khấu trừ thuế TNCN 10%.
  • Trường hợp tổ chức trả thu nhập thực hiện việc tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi) và người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (tổ chức được hình thành sau khi tổ chức lại doanh nghiệp), nếu trong năm người lao động không có thêm thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi nào khác thì được uỷ quyền quyết toán cho tổ chức mới quyết toán thuế thay đối với cả phần thu nhập tổ chức cũ chi trả. Trường hợp điều chuyển người lao động giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống như: Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ – con, Trụ sở chính và chi nhánh thì cũng được áp dụng nguyên tắc ủy quyền quyết toán thuế như đối với trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp.
  • Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% nếu cá nhân không có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì được ủy quyền quyết toán tại tổ chức trả thu nhập ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên. Nếu cá nhân có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

2.   Cá nhân quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế

• Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế theo hướng dẫn tại điểm 1 nêu trên nhưng đã được tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân).
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không đảm bảo điều kiện được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế theo hướng dẫn tại điểm 1 nêu trên, nhưng thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN theo quy định thì trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế trên toàn bộ thu nhập phát sinh trong năm, cụ thể một số trường hợp không ủy quyền quyết toán thuế TNCN như sau:
  • Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi) thì cá nhân không uỷ quyền quyết toán.
  • Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ) thì cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế.

3.   Trường hợp điều chỉnh sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế

Cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập, chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

4.   Thủ tục, hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Hồ sơ khai quyết toán thuế: Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN năm 2015 thực hiện theo hướng dẫn tại điểm b.2, khoản 1; điểm b.2, khoản 2, Điều 16Thông tư số 156/TT-BTC ngày 06/11/2013; Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014; Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 và Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính. Cụ thể một số nội dung cần lưu ý như sau:

• Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
• Trường hợp người nộp thuế bị mất chứng từ khấu trừ thuế (liên giao cho người nộp thuế) thì người nộp thuế có thể sử dụng bản chụp chứng từ khấu trừ thuế (liên lưu tại tổ chức chi trả thu nhập) để chứng minh số thuế thu nhập đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm khi hoàn thuế, quyết toán thuế. Cơ quan thuế nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu chứng từ khấu trừ thuế người nộp thuế cung cấp với các thông tin trên hệ thống dữ liệu ngành thuế và một số tài liệu khác liên quan khi giải quyết hồ sơ hoàn thuế, quyết toán thuế cho người nộp thuế.

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế

• Đối với tổ chức trả thu nhập: Theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập như sau:
  • Tổ chức trả thu nhập là cơ sở sản xuất, kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức.
  • Tổ chức trả thu nhập là cơ quan Trung ương; cơ quan thuộc, trực thuộc Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh; cơ quan cấp tỉnh nộp hồ sơ khai thuế tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.
  • Tổ chức trả thu nhập là cơ quan thuộc, trực thuộc UBND cấp huyện; cơ quan cấp huyện nộp hồ sơ khai thuế tại Chi cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.
  • Tổ chức trả thu nhập là các cơ quan ngoại giao, tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài nộp hồ sơ khai thuế tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.
• Đối với cá nhân: Theo hướng dẫn tại điểm c, khoản 3, Điều 21 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính thì nơi nộp hồ sơ quyết toán của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công như sau:
  • Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế trong năm thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Cục Thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ khai thuế trong năm.
  • Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên thuộc diện tự quyết toán thuế thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế như sau:
    • Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).

Đối với cá nhân cư trú tại nhiều nơi và thuộc diện quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú

Trường hợp cá nhân cư trú tại nhiều nơi và thuộc diện quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú thì cá nhân lựa chọn một nơi cư trú để quyết toán thuế.

Trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ quyết toán thuế của cơ quan thuế

• Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo hướng dẫn nêu trên. Trường hợp cơ quan thuế đã hạch toán nghĩa vụ quyết toán thuế của cá nhân vào ứng dụng quản lý thuế của ngành thì cơ quan thuế không được trả lại hồ sơ quyết toán thuế và có trách nhiệm xử lý hồ sơ theo quy định.
• Đối với cá nhân có số thuế TNCN nộp thừa theo quyết toán thuế đề nghị hoàn thì cơ quan thuế căn cứ quy định hiện hành để không xử phạt hành chính chậm nộp hồ sơ khai thuế nếu cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế sau thời hạn quy định.

5. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

• Tổ chức trả thu nhập và cá nhân thuộc diện khai quyết toán thuế nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
• Trường hợp cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam nhưng trước khi xuất cảnh phải làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp này chậm nhất là ngày thứ 45 (bốn mươi lăm) kể từ ngày cá nhân xuất cảnh.